内部統制システムの
基本方針
当社は、取締役会決議により、株式会社の業務の適正を確保する体制（内部統制システム）の
基本方針を下記のとおり定めております。
1.取締役及び使用人の
職務の執行が法令及び
定款に適合することを
確保するための体制
- ⑴取締役が、銀行の経営管理を的確、公正かつ効率的に遂行することができる知識及び経験を有し、かつ、十分な社会的信用を有する者であるかどうかの適格性について、取締役選任前に取締役会がチェックする。
- ⑵当社が社会的責任と公共的使命を果たすため、取締役コンプライアンス規程にトマト銀行取締役行動規範を定める。
- ⑶取締役の法令等遵守態勢及び内部管理態勢に対する認識を強化し、高い職業倫理感を涵養するため、取締役を対象にしたコンプライアンスや内部管理態勢に関する外部研修に参加し、最新の情報収集を行うとともに継続的に意識の高揚を図る。
- ⑷取締役会は、法令等遵守方針に基づき法令等遵守に関する社内規程を策定し、組織内に周知させている。また、トマト銀行役職員行動規範において使用人の行動基準を定める。
- ⑸取締役会は、法令等遵守方針に基づいて、コンプライアンスを実現させるための具体的な実践計画（コンプライアンス・プログラム）を事業年度ごとに策定し、当社グループの組織全体に周知する。
- ⑹コンプライアンスに関する最高責任者を社長、コンプライアンス統括部署担当役員をコンプライアンス統括責任者とし、本部にコンプライアンス統括部署を設置し、関係会社及び当社各部店にコンプライアンス責任者を配置して法令等遵守の徹底を図る。
- ⑺管理職及びコンプライアンス担当者を対象にコンプライアンス研修を実施するほか、各部店においても定期的にコンプライアンス研修を行う。
- ⑻社長を委員長とするコンプライアンス委員会を設置し、コンプライアンス体制の推進について協議する。
- ⑼コンプライアンス統括部署に法令違反、規程違反、倫理的に問題がある事項等を社員が発見した場合の社内通報窓口を設置し、専用電話、電子メール等により相談を受け付ける体制をとることにより、当社及び関係会社における法令違反等の早期発見体制並びに自浄プロセス体制を確立する。
- ⑽事故防止のため、従業者の人事ローテーションを定期的に実施するとともに、連続休暇制度に加え、指定休務などにより、職場離脱を実施する。
- ⑾市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力に対して組織全体として毅然とした態度で臨み、同勢力からの不当な要求を拒絶する。
2.取締役の職務の執行に係る
情報の保存及び
管理に関する体制
- ⑴社内の文書の作成、保存及び保管について定めた文書規程に基づいて、情報の保存及び管理を適切に行う。
- ⑵セキュリティポリシー及びプライバシーポリシーに基づいて、保有するすべての情報資産（情報および情報システム）や個人情報を適切かつ安全に保存・管理する。
3.損失の危険の管理に関する規程
その他の体制
- ⑴リスク管理（基本）規程に基づいて、リスクカテゴリー別のリスク管理基本方針、リスク管理規程及び部門別のリスク管理マニュアル、信用リスク管理の基本方針としてクレジットポリシー、セキュリティ管理の基本方針としてセキュリティポリシーを定め、リスク管理を行う。
- ⑵リスク管理の統括部署を設置し、リスクを一元管理する。
- ⑶内部監査部署として監査部を設置し、各部署の日常的なリスク管理状況の監査を行う。
- ⑷社長を委員長とするリスク管理委員会を設置し、リスク管理全般に係る協議機関として、主に内部管理態勢・リスク管理態勢強化のための整備、リスク管理体制の一元化等に関わる事項について協議する。
- ⑸大規模災害の発生による損害で通常業務を行うことができなくなった場合を想定して業務継続計画を定め、重要業務の継続を迅速かつ効率的に行う。
4.取締役の職務の執行が
効率的に行われることを
確保するための体制
- ⑴取締役会を３か月に１回以上開催するほか、必要がある場合には随時開催できる体制とする。
- ⑵効率的業務運営を行うために、取締役社長、取締役副社長、専務取締役及び常務取締役をもって構成する常務会において、取締役会における業務執行に関する基本方針に基づき、業務執行上の重要事項を審議、決定する。
- ⑶職制規程及び業務分掌規程に基づいて、業務執行を円滑かつ効率的に行う。
5.当社及び子会社から成る
企業集団における
業務の適正を
確保するための体制
- ⑴関係会社との緊密な連携のもと、関係会社が当社グループとしての事業目的を遂行できるよう適切な内部管理体制を構築し、業務の健全かつ適切な運営を行う。
- ⑵当社は、グループ経営管理として、関係会社から必要な報告を受け、協議する体制を構築する。
- ⑶当社の監査部が関係会社の内部管理態勢について監査を実施する。
- ⑷当社のコンプライアンス体制は、関係会社も含めた当社グループ全体を対象に当社のリスク管理統括部署が管理・統括し、当社グループの適正なコンプライアンス体制の確保を図る。
6.監査役の職務を補助すべき
使用人に関する事項
- 監査役の職務を補助するため、監査役室を設置し、監査役会と協議のうえで必要な人員を配置する。
7.前号の使用人の取締役からの
独立性に関する事項及び、
当該使用人に対する指示の
実効性の確保に関する事項
- ⑴監査役の職務を補助するための使用人は、当社の業務執行部門の役職員を兼務せず、監査役より監査業務に必要な命令を受けた場合は、その命令に関して、監査役以外の者から指揮命令を受けない。
- ⑵監査役の職務を補助するための使用人の任命及び異動については、あらかじめ監査役会の同意を得る。
8.当社及び子会社の
取締役及び使用人等が
監査役に報告するための体制、
その他の監査役への報告に関する
体制、
報告をしたことを理由として
不利な取り扱いを受けないことを
確保するための体制
- ⑴法令等の違反行為、当社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実、不祥事件が発覚した場合は、コンプライアンス統括責任者が取締役及び監査役へ報告する。
- ⑵当社及び子会社の取締役及び使用人は、他の取締役及び使用人が法令、定款もしくは取締役行動規範、社内規程に違反した行為があると思料するときは、直ちに監査役へ報告する。
- ⑶監査役に報告を行った者が、当該報告をしたことを理由に不利な取り扱いを受けないよう、必要な体制を整備する。
9.その他監査役の監査が
実効的に行われることを
確保するための体制
- ⑴取締役は、株主総会に付議する監査役選任議案の決定にあたって、監査役会とあらかじめ協議する。
- ⑵監査役は、取締役会はもとより、常務会その他の重要な会議に出席できる。
- ⑶監査役及び監査役会は、社長と定期的に会合をもち、当社が対処すべき課題、監査役監査の環境整備の状況、監査上の重要課題等について意見交換する。
- ⑷内部監査部門は、内部監査で得た情報を監査役に提供する等緊密な連携を保ち、監査役の円滑な業務の遂行に協力する。
- ⑸監査役の職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は償還の処理については、監査役の請求等に従い円滑に行う。